DOCUMENTO POR COMPROBAR

 Este tipo de trámite se elabora para solicitar el pago de algún concepto que aún no ha sido realizado, ya sea a nombre de un estudiante, empleado o, en su caso, proveedor, siempre y cuando a éste último no se le pueda gestionar un pedido de compra u orden de servicio.

Requisitos:

  • Formato de documento por comprobar.
  • Autorizaciones de los responsables de los recursos.
  • Firma autógrafa del responsable de los gastos por comprobar.
  • Firma autógrafa del beneficiario del cheque cuando se trate de empleado o alumno de la institución; en caso de que el trámite indique que el pago se realizará a través de transferencia electrónica, se podrá omitir la firma del beneficiario.
  • Cuando se tramite un pago de inscripción a algún curso, congreso, etc. aplicando la cuenta de arrendamiento de intangibles y cuotas de afiliación e inscripción, no será necesario anexar referencia en el cual se observe el costo solicitado.
  • Deberá describirse ampliamente el motivo que origina el gasto; los anexos deben coincidir a lo descrito en el concepto del trámite y a su vez con la cuenta de afectación.
  • Cuando se trate de un trámite por viaje de prácticas escolares de un grupo de estudiantes, se requiere anexar la relación de los mismos con su número de expediente.
  • En el caso de los gastos de eventos (cursos, congresos, semanas culturales, ceremonias, eventos administrativos, etc.) no será necesario anexar referencias como cotización, invitación y/o programa, y se elaborarán órdenes de servicio a nombre de proveedores, como por ejemplo, comida, sonido, etc.; en caso que el proveedor no otorgue crédito, se le autorizará el pago como anticipo para gastos, a reserva de recibir la comprobación correspondiente dentro de los siguientes 15 días naturales a la realización del evento.
  • En trámites para organización de eventos, estos se realizarán a nombre del empleado cuando no sea posible hacerlos a nombre de los proveedores, anexando una estimación de los gastos en hoja membretada del departamento, y por un importe máximo de $ 10,000.00.
  • En todo trámite a favor de un estudiante de la institución, deberá registrarse como responsable de comprobar al alumno beneficiado con el apoyo. Asimismo, es requisito obligatorio adjuntar el formato de pagaré en el cual el alumno asume el compromiso de comprobación ante el maestro responsable de la actividad
  • No será posible autorizar trámites de gastos a comprobar a los usuarios que tengan saldos pendientes por anticipos para gastos, por no haber realizado las respectivas comprobaciones de acuerdo a los plazos establecidos en las políticas institucionales.

En caso de contar con un trámite especial o tener alguna duda respecto a los requisitos anteriormente mencionados, contáctenos a:

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